Каждое первое число менеджер открывает Excel, копирует шаблон счёта, меняет даты, суммы, реквизиты — и так для каждого арендатора. При 10 договорах это 2–3 часа работы. При 30 — полный рабочий день. И так каждый месяц без исключений.
Автоматическое выставление счетов арендаторам — это когда программа делает всё перечисленное сама: считает сумму, формирует документ и отправляет его на email. Менеджер только вносит показания счётчиков, если нужно.
Как работает автоматическая генерация счетов за аренду
Принцип простой: в системе хранятся условия каждого договора. В нужный день система применяет эти условия, считает итоговую сумму и формирует счёт. Никаких ручных действий не нужно.
Что система знает о каждом договоре:
- День выставления счёта. Например, 25-е число за следующий месяц или 1-е число текущего.
- Ставка аренды. Фиксированная сумма или сумма за м² с учётом площади помещения.
- Условие индексации. Если ставка растёт раз в год на фиксированный процент — система применит его автоматически в нужный месяц.
- Правила коммуналки. По счётчикам, по площади или фиксированной суммой — система добавит в тот же счёт.
- Email арендатора. Куда отправлять готовый документ.
Что происходит в день выставления счёта
В настроенный день система автоматически:
- Рассчитывает сумму аренды с учётом текущей ставки и периода.
- Добавляет коммунальные платежи по настроенным правилам.
- Формирует счёт в PDF с реквизитами обеих сторон.
- Формирует акт оказания услуг за тот же период.
- Отправляет комплект документов на email арендатора.
- Фиксирует счёт в реестре как «выставлен».
Менеджер видит в системе, что счета за месяц сформированы, кто получил документы, а кто — нет. Если email не доставлен, система это покажет.
Автоматическое формирование актов и счетов: нюансы
Счётчики. Если коммуналка считается по индивидуальным счётчикам, менеджер вносит показания в систему — программа сама рассчитывает потребление, умножает на тариф и добавляет к счёту. Это единственное ручное действие при автоматическом выставлении.
Частичный период. Если договор начался не с первого числа месяца, система автоматически посчитает аренду за фактическое число дней. Не нужно считать вручную.
Арендные каникулы. Если в договоре прописан период без оплаты, система не выставит счёт в этот период и вернётся к начислениям, когда каникулы закончатся.
Изменение ставки. Если ставка аренды изменилась с определённой даты — достаточно обновить её в договоре. Все последующие счета будут формироваться по новым условиям.
Программа для выставления счетов арендаторам: что проверить перед выбором
Не все системы управления арендой умеют полностью автоматизировать выставление счетов. Вот что нужно уточнить:
- Отправка по email. Программа должна сама отправлять документы, а не просто формировать их для ручной отправки.
- Счёт и акт вместе. Арендатор должен получать оба документа в одном письме.
- Коммуналка в том же счёте. Не отдельным документом, а детализацией в одном счёте.
- История отправок. Должно быть видно, когда счёт отправлен и кто его получил.
- Гибкое расписание. Разные договора могут требовать разных дат выставления.
Контроль дебиторской задолженности после автовыставления
Автоматическое выставление счетов — первый шаг. Второй — контроль оплат. Хорошая система управления арендой связывает счета с платежами:
- При импорте банковской выписки система автоматически находит, какой счёт оплачен.
- Если счёт не оплачен к сроку, он попадает в реестр дебиторки.
- Система автоматически отправляет напоминание арендатору.
- Менеджер видит реальный размер задолженности по каждому арендатору в любой момент.
Сколько времени экономит автоматизация
По данным пользователей Арендапп: при 15–20 договорах ежемесячное выставление счетов вручную занимает 4–6 часов. После настройки автоматического выставления — 15–20 минут (внесение показаний счётчиков и проверка отправленных писем).
За год это 50–70 часов сэкономленного рабочего времени одного менеджера только на одной задаче — не считая контроля оплат и работы с дебиторкой.
С чего начать
Настройка автоматического выставления счетов занимает один раз около 20–30 минут на каждый договор. После этого система работает самостоятельно каждый месяц.
Начните с одного-двух договоров: настройте автоначисления, дождитесь первого автоматического счёта, убедитесь что суммы верны и документ дошёл арендатору. После этого подключите остальные договоры.