Акт об оказании услуг — один из главных документов в арендных отношениях. Он подтверждает, что арендодатель исполнил свои обязательства за период, и даёт арендатору основание для включения расходов на аренду в затраты. Без акта — или с актом, оформленным с ошибками, — бухгалтерия арендатора не примет расходы, и арендатор вернёт документ на доработку.

Разберём, как правильно оформить акт, что в него включить и как избавиться от ручной работы при закрытии каждого месяца.

Зачем нужен акт об оказании услуг

Договор аренды фиксирует условия, акт — факт их исполнения за конкретный период. Это разные документы с разными функциями.

Для арендодателя акт — подтверждение того, что услуга оказана и оплата обоснована. Для арендатора — первичный документ бухгалтерского учёта, который позволяет учесть расходы на аренду при расчёте налога на прибыль или УСН.

Если арендатор работает на ОСНО или УСН «доходы минус расходы» — без ежемесячного акта его бухгалтер не проведёт расходы. Это типичный источник конфликтов: арендатор оплатил, но документов нет.

Что должен содержать акт

  • Реквизиты сторон — наименование, ИНН, адрес, банковские реквизиты арендодателя и арендатора
  • Основание — номер и дата договора аренды
  • Период оказания услуг — с ___ по ___ (обычно календарный месяц)
  • Описание услуги — «Предоставление в аренду нежилого помещения площадью ___ м² по адресу ___»
  • Сумма — без НДС, НДС отдельной строкой (если применимо), итого с НДС
  • Подписи и печати обеих сторон

Если в аренду входит несколько услуг — основная аренда, коммунальные платежи, парковка, охрана — каждая должна быть выделена отдельной строкой с суммой. Общая строка «Услуги по договору аренды» на одну цифру у бухгалтера вызовет вопросы.

Когда формировать и отправлять акт

По окончании периода: акт за январь — в первые рабочие дни февраля. Это стандартная практика для постоплатной аренды.

Одновременно со счётом: если арендатор платит вперёд — счёт отправляется в конце предыдущего месяца, акт — в начале текущего, когда период завершён.

Не затягивайте: если акт попадает к арендатору после 10-го числа следующего месяца, его бухгалтер, скорее всего, занесёт его в следующий отчётный период, что создаёт путаницу в учёте у обеих сторон.

Коммунальные платежи в акте: как включить

Коммунальные услуги — самая частая причина переделки актов. Варианты оформления:

  • Отдельный акт на коммунальные платежи — подходит, если сумма рассчитывается по факту показаний и становится известна позже, чем основная аренда.
  • Отдельные строки в одном акте — удобнее для арендатора, меньше документов. Требует, чтобы коммунальные суммы были готовы одновременно с основной арендой.
  • Фиксированная сумма в акте — если коммуналка включена в ставку, никакой отдельной строки не нужно.

Ошибки при оформлении актов

Неверный период. «За январь 2026 года» — правильно. «За месяц» без указания конкретного месяца — неправильно, такой акт можно оспорить.

Подпись не того человека. Если директор передал право подписи по доверенности — доверенность нужно приложить или хранить у арендатора. Иначе акт юридически не действителен.

Расхождение суммы с договором. Если ставка изменилась (индексация, дополнительное соглашение) — сумма в акте должна совпадать с актуальным договором, а не с предыдущим.

Отсутствие НДС-строки. Если арендодатель на ОСНО — НДС выделяется обязательно. Если на УСН — пишется «Без НДС». Путаница здесь влечёт налоговые риски у обеих сторон.

Автоматическое формирование актов

При 10–15 арендаторах ежемесячная подготовка актов вручную занимает несколько часов: открыть шаблон, подставить данные каждого договора, сверить суммы, распечатать или сохранить PDF, отправить по email. Если у арендатора несколько помещений — отдельный акт на каждое или сводный.

В системе Арендапп акт формируется автоматически вместе со счётом. Данные берутся из договора (стороны, реквизиты, период), суммы — из начислений. Акт можно отправить арендатору по email прямо из системы или скачать PDF одним кликом. Арендатор видит документ в своём личном кабинете и может скачать его самостоятельно без обращения к менеджеру.

При массовом закрытии месяца — кнопка «Выставить счета» создаёт счета и акты сразу по всем активным договорам. Менеджер тратит 5 минут вместо нескольких часов.