Большинство управляющих компаний начинают с Excel. Это разумно: ничего устанавливать не нужно, все умеют работать с таблицами, стоимость — ноль. Проблемы начинаются когда портфель перевалил за 10–15 объектов или в команде появился второй менеджер.

Где теряется время

Прежде чем говорить об автоматизации, важно понять что именно занимает время. Как правило это четыре зоны:

  • Начисления. Каждый месяц менеджер вручную считает суммы по каждому договору: базовая ставка плюс коммуналка плюс дополнительные услуги. При 30 арендаторах это 2–3 часа работы.
  • Документы. Счёт, акт, счёт-фактура — три документа на каждого арендатора каждый месяц. При 30 арендаторах — 90 документов. Вручную или через Word-шаблоны с копипастом.
  • Контроль оплат. Менеджер смотрит выписку, ищет платёж, ставит галочку в Excel. Если платёж пришёл с другим назначением — теряется.
  • Слежение за сроками. Кончается договор через 2 недели? Менеджер должен сам помнить или периодически просматривать таблицу.

Что автоматизируется в первую очередь

Специализированная система управления арендой закрывает все четыре зоны:

Начисления. Вы один раз описываете условия договора — ставку, правило индексации, коммунальные тарифы. Дальше система каждый месяц сама рассчитывает суммы по каждому арендатору без вашего участия.

Документы. Счета и акты формируются автоматически по шаблону сразу после расчёта. Отправка по email — одной кнопкой или по расписанию.

Контроль оплат. Через интеграцию с банком входящие платежи разносятся по договорам автоматически. Менеджер видит реестр дебиторки без ручной сверки.

Сроки. Система сама уведомляет за 30, 14 и 3 дня до окончания договора или индексации. Ничего не нужно помнить.

Сколько времени это экономит

По данным клиентов Арендапп, портфель из 30 объектов с ручным учётом занимает у менеджера около 3–4 дней в месяц только на рутинные операции. После автоматизации — 2–3 часа на проверку и подтверждение.

Это не значит что сотрудник становится ненужным. Это значит что он тратит время на переговоры и развитие портфеля, а не на копипаст в Excel.

С чего начать

Автоматизацию не нужно делать сразу и полностью. Разумная последовательность:

  1. Перенести реестр объектов и договоров в систему.
  2. Настроить автоматические начисления и документы.
  3. Подключить интеграцию с банком для разноски платежей.
  4. Настроить уведомления о сроках.
  5. Подключить 1С для бухгалтерского учёта.

Первые три шага дают 80% эффекта. Их можно реализовать за 1–2 дня внедрения.