Rent roll — это сводный реестр аренды по объекту или портфелю. Он показывает, какие помещения сданы, кому, на какой срок, по какой ставке и какой доход должен приносить каждый договор. Для собственника, банка, инвестора и управляющей компании это один из базовых документов для понимания качества денежного потока.
В российской практике встречаются названия «рент-ролл», «арендный реестр», «шахматка договоров» или «реестр арендного дохода». Смысл один: собрать условия действующих сделок в сопоставимом виде.
Чем rent roll отличается от списка договоров
Обычный список отвечает на вопрос, какие договоры существуют. Rent roll должен позволять анализировать объект. Поэтому в нем нужны не только номер и дата документа, но и площадь, ставка, льготы, индексация, обеспечительный платеж, срок, статус оплаты и экономический результат.
Хороший реестр позволяет быстро ответить:
- сколько занято и свободно;
- какой договор скоро заканчивается;
- какова средняя ставка;
- какая часть дохода зависит от одного арендатора;
- где действуют каникулы или скидки;
- какие депозиты получены;
- какой доход начисляется и какой фактически собран.
Обязательные поля
Объект и помещение
Название объекта, адрес, здание, этаж, номер блока, тип помещения, полезная и арендуемая площадь. Если один договор охватывает несколько блоков, важно сохранить связь с каждым из них.
Арендатор
Полное наименование, бренд, ИНН, группа компаний, профиль деятельности. Бренд и юридическое лицо не всегда совпадают, поэтому храните оба значения.
Договор
Номер, дата, начало и окончание, дата акта передачи, срок уведомления, опции продления, статус регистрации при необходимости.
Экономические условия
Базовая ставка, единица измерения, НДС, постоянные услуги, переменная часть, минимальная гарантированная аренда, скидки, каникулы, ступени ставки, дата и формула индексации.
Обеспечение
Требуемый и фактически внесенный обеспечительный платеж, банковская гарантия или поручительство, срок действия обеспечения.
Платежи и задолженность
Начислено за период, оплачено, просрочено, дата последнего платежа. Для управленческого rent roll эти данные могут обновляться ежедневно; для инвестиционного отчета обычно фиксируются на отчетную дату.
Номинальная и эффективная ставка
Номинальная ставка указана в договоре. Эффективная учитывает каникулы, скидки и взносы арендодателя.
Пример: номинальная аренда — 200 000 рублей в месяц, договор на 24 месяца, два месяца бесплатны. Общая аренда за срок — 4,4 млн рублей. Средняя эффективная ставка — около 183 333 рублей в месяц до учета дополнительных вложений.
Если в rent roll отражать только номинал, доходность объекта будет выглядеть завышенной. Для сравнения договоров полезно хранить обе ставки.
Как отражать переменные платежи
Для аренды от оборота разделите постоянную и переменную части. В реестре укажите формулу, процент, минимальную гарантированную сумму и фактическое начисление за последние периоды.
Не смешивайте арендный доход с возмещаемыми коммунальными расходами. Для анализа важно понимать, что является доходом собственника, а что проходит транзитом для оплаты поставщикам.
WAULT и концентрация сроков
На основе rent roll рассчитывают средневзвешенный оставшийся срок аренды — WAULT. Каждый договор взвешивается по площади или доходу. Показатель помогает понять, насколько долго сохранится текущий денежный поток.
Но среднее значение может скрывать риск. Дополнительно смотрите график окончаний: сколько процентов дохода истекает в каждом квартале. Два объекта с одинаковым WAULT могут сильно различаться, если у одного все договоры заканчиваются одновременно.
Концентрация арендаторов
Добавьте долю каждого арендатора в площади и доходе. Если один клиент формирует 35% выручки, его уход существенно повлияет на объект. Для сетей полезно считать концентрацию по группе компаний, а не по отдельным юридическим лицам.
Проверка качества rent roll
Перед передачей инвестору или банку проведите сверку:
- 1. каждый договор связан с конкретной площадью;
- 2. нет пересечения периодов по одному помещению;
- 3. суммы совпадают с действующими допсоглашениями;
- 4. каникулы и скидки отражены;
- 5. индексации применены;
- 6. депозиты подтверждены платежами;
- 7. долги совпадают с бухгалтерской сверкой;
- 8. вакантные площади не скрыты внутри общих строк.
Главная ошибка — строить реестр по первоначальным договорам, не учитывая изменения. Через несколько лет такой файл становится красивым, но недостоверным.
Как часто обновлять
Операционный rent roll должен обновляться при каждом изменении договора, площади, ставки или статуса оплаты. Управленческий срез обычно формируют ежемесячно. Для инвестиционной сделки фиксируют версию на конкретную дату и сохраняют документы, подтверждающие каждую строку.
Почему Excel перестает работать
Excel удобен как экспорт и аналитический формат. Проблемы начинаются, когда он становится первичным источником данных. Один сотрудник меняет ставку, другой — дату окончания, бухгалтерия ведет оплату отдельно. Появляются версии «финальная», «финальная-2» и «точно актуальная».
Правильная архитектура: договоры, помещения, начисления и платежи хранятся в единой системе, а rent roll формируется автоматически. Тогда каждая строка опирается на первичные данные и может быть раскрыта до документа.
Частые вопросы
Rent roll нужен только крупным объектам?
Нет. Даже при десяти арендаторах он помогает видеть сроки, ставки и риски в одном формате.
Включать ли НДС?
Нужно выбрать единый подход и явно указать его. Для сравнения ставок часто используют суммы без НДС, для контроля счетов — суммы по договору.
Можно ли передавать rent roll потенциальному покупателю?
Да, но необходимо учитывать конфиденциальность договоров и персональных данных, использовать NDA и ограничивать состав раскрываемой информации.
Rent roll в системе управления арендой
Автоматический реестр должен фильтроваться по объекту, собственнику, типу помещения и периоду. Полезны выгрузки в Excel, история изменений и показатели заполняемости, дохода и задолженности на одной отчетной дате.